Kennen Sie die nervige Fehlermeldung „Anlagengröße überschreitet das zulässige Limit“? Über diese ehemalige Fehlermeldung kann ich nur noch schmunzeln. Denn seitdem ich OneDrive für Business nutze, brauche ich mir keine Gedanken mehr über die maximal erlaubte Größe von Outlook E-Mail-Anhänge zu machen und vor allem brauche ich erst Recht nicht mehr Dateien oder Projektordner umständlich vor Versand in ein Zip-Archiv zu verpacken bzw. über ein Zip-Programm zu komprimieren.
Statt wie früher eine Datei in Outlook als Anlage zu versenden, füge ich ab jetzt nur noch bequem den OneDrive-Link zu meiner freigegebenen Datei oder Ordner in meine Outlook E-Mail-Nachricht ein und teile auf diese praktische Art und Weise meine Arbeitsdokumente mit weiteren Personen/Kollegen. Zwei enorme Vorteile, die für diesen smarten Workflow sprechen:
Warum ich Mailanhänge nur noch per OneDrive Link teile, weil:
- Alle Nachrichtenempfänger arbeiten stets mit der aktuellsten Dokumenten-Version bzw. haben Zugriff auf die neuste Dokumenten-Version. Denn es gibt nur noch ein einziges Dokument an einer zentraler Stelle. Dadurch entsteht erst kein mögliches Versionschaos bzw. es kursieren keine unnötigen Kopien meines Dokumentes an unterschiedlichen Speicherorten. Und das Beste: Man erspart sich das zeitraubende Hin- und Her-Mailen der aktuellsten Version ?
- Das Senden eines (Freigabe-)Links spart zudem enormen Speicherplatz im E-Mail-Postfach des Nachrichten-empfängers.
Sofern man bzgl. der Datei/ Ordner Bearbeitungsrechte nicht etwas anderes verfügt hat, kann jeder Nachrichten-empfänger über den erhaltenen Link via Office Web-App online und gleichzeitig auf das zentral in der OneDrive Cloud gespeicherte Dokument/Ordner zugreifen sowie Änderungen daran vornehmen – und zwar plattformübergreifend, also auch vom Mac oder Tablet aus, selbst wenn der Nachrichtenempfänger Word & Co gar nicht installiert hat.
Kleiner Exkurs: Nimmt einer der Empfänger eine Bearbeitung vor, wir die Änderungen allen anderen Teilnehmern in Echtzeit angezeigt und gleichzeitig sofort für alle aktualisiert. Zudem werden Bereiche, die im Dokument gerade bearbeitet werden oder an den Änderungen vorgenommen wurden, mit einer grünen farbigen Markierung versehen. Darüber erscheint zudem in einer kleinen Box der Name des jeweiligen Bearbeiters. Ganz schön praktisch für die Zusammenarbeit im Team! Alle aktuellen Personen, welche das Dokument bearbeiten oder sobald sich weitere dazugesellen werden oben rechts in der Statusleiste angezeigt. Sollte einer nicht über ein Microsoft Konto verfügen, wird die Person als Gast angezeigt.
Kommen wir nun wieder zurück zur Frage, wie sich ein OneDrive-Link zu einer E-Mail-Nachricht in Outlook 2016 hinzufügen lässt und wie Sie bei Bedarf mit nur einem Klick die Bearbeitungsrechte auf das Dokument aus dem Outlook-Nachrichtenfenster heraus ändern können (z. B. in nur Anzeigen).
Hinzufügen eines OneDrive-Links an eine ausgehende E-Mail-Nachricht in Outlook 2016
- Führen Sie im Outlook 2016 Nachrichtenfenster eine der folgenden Aktionen durch, um einen OneDrive-Link in Ihre Nachricht einzubetten:
- Klicken Sie entweder auf die Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einfügen auf die Schaltfläche „Datei anfügen“ oder auf die Registerkarte Einfügen in der Gruppe Einschließen auf die Schaltfläche „Datei anfügen“.
- Führen Sie im Menü Datei einfügen eine der drei folgenden Optionen aus: